קרדיט תמונה: Getty Images Israel
מאת רונית צימר, מייסדת שותפה בחברת עריכת תוכן באנגלית
בעידן הדיגיטלי בו אנו חיים כיום, כתיבת הודעה בדואר אלקטרוני הרבה יותר מאתגרת לעומת תכתובת רגילה. על הכותב ליצור את הרושם הנכון ולפתח קשר מיוחד עם לקוחות, קונים ועמיתים; עליו לקיים תקשורת. הודעת דואר אלקטרוני שנוסחה בצורה גרועה – בין אם אתה עוקב אחרי ליד, מנסה למכור משהו או מנהל תכתובת עם משקיע – לא תציג אותך ואת העסק שלך באור חיובי. אלה שאנגלית אינה שפת האם שלהם עשויים להתקשות בכתיבת הודעה אשר תייצג אותם נאמנה. הנה כמה טיפים אשר יעזרו לך לוודא שההודעה שלך תעביר את המסר הנכון.
1. השתמש בטון הנכון
קהל היעד ונושא התכתובת קובעים אם הסגנון הינו פורמלי, מתומצת או ידידותי ומעודד שיחה. תוכל לקבל מושג מהו הטון המתאים על פי התקשורת הקודמת וסוג הקשר. במידה ואינך בטוח, מומלץ תמיד לשמור על ניסוח פורמלי יותר ולעבור לאחר מכן לטון יומיומי, מאשר להתחיל בטון בלתי פורמלי שעלול להיתפס כלא מקצועי.
2. שים לב לפרטים
אחת הטעויות השכיחות אך הגרועות ביותר היא לשגות בפרטים הקטנים אך החשובים של ההודעה. בדוק פעמיים ושלוש וודא ששם הנמען מאוית כהלכה. ודא ששם העיר או המדינה אויתו כהלכה, וודא שהזמנים שציינת מדויקים.
3. הימנע מביטויים מקומיים השכיחים בניב ספציפי
קיימים הבדלים גדולים מאוד בין הנורמות התרבותיות והאזוריות, גם בתחומי אותה הארץ. משום כך מומלץ לשמור על שפה וטון ניטרליים ככל האפשר ולהימנע מסלנג מקומי. זה שהחבר שלך בבוסטון אומר שמזג האוויר “על הפנים” (wicked cold out במקור) אינו אומר שהלקוח שלך בלונדון ישתמש באותו הביטוי. אתה עלול להתפתות גם לשימוש בביטוי ששמעת בסרטים, או לנסות לתרגם ביטוי שכיח מהשפה שלך ולשלב אותו בהודעה. הימנע משימוש בביטוי כל עוד אינך בטוח בכל מאת האחוזים שהוא מבטא את מה שאתה חושב, שהוא יעבור בצורה מושלמת לשפה האנגלית ושהוא מתאים לסוג הקשר עם הנמען.
4. אל תבזבז את זמנו של הנמען
מענה מתומצת והולם לא רק ייתן ללקוח את התחושה שאכפת לך מזמנו ומהעסק שלו; אלא גם ישאיר אותך ואת ההודעה שלך במרכז תשומת הלב שלו. בעולמנו, בו הכל מתרחש בקצב מהיר, אנשים מצפים לתגובות מהירות; תשובה מהירה תשאיר רושם טוב על הלקוח שלך.
5. אל תדגיש יתר על המידה
אם אתה סבור שכל מה שכתבת חשוב, אתה עלול להתפתות להשתמש בטקסט מודגש ונטוי, וכן באותיות גדולות, כדי להעביר את המסר. לעולם אל תכתוב את המילה כולה באותיות גדולות משום שהיא עלולה להתפרש כצעקה. השתמש בטקסט מודגש ונטוי לעיתים רחוקות בלבד, כדי להדגיש רק את מה שבאמת חשוב ומבלי לעייף את הקורא.
6. כתוב הודעה קצרה
זמן הוא מצרך יקר, ולכן הדבר האחרון שתרצה לעשות הוא לבזבז את זמנו של הנמען בהודעה ארוכה עם הסברים מייגעים. קרא שנית את ההודעה לפני שתשלח אותה, וכמו שהמורה שלי לאנגלית מכיתה י היה אומר, “חתוך את השומן”. הנמען יעריך את העובדה שהגעת מיד אל החלק החשוב בהודעה מבלי להוביל אותו סחור סחור.
7. דקדוק נכון הוא המפתח
שגיאות דקדוק בסיסיות ישוו להודעה שלך מראה מרושל. גם האנשים הידידותיים ביותר ירצו לדעת שחשוב לעמיתים העסקיים שלהם לעשות דברים נכון, ודקדוק גרוע אינו מעביר מסר מתאים כלל וכלל. בדוק ובדוק שנית את הדקדוק, ובקש מדובר שפת אם אנגלית לעבור על הטקסט ולוודא שההודעה מדויקת ומלוטשת.
8. אל תסתמך על בודק איות
השפה האנגלית רוויה במילים שנשמעות כמו מילה מסוימת, אך בעלות משמעות שונה. בודק איות לא יתריע על מילה שאויתה נכון, אך שיש לה משמעות שונה לחלוטין מזו שהתכוונת אליה. שגיאות הדקדוק הללו עלולות להציג אותך באור לא מקצועי, וקל גם לפספס אותן. עבור על ההודעה שלך, קרא כל מילה, וודא שכתבת את מה שאתה אכן מתכוון לו. שגיאות נפוצות כוללות בלבול בין מילים כגון “they’re” ו-“their”, “your” ו-“you’re” או “where” ו-“were”. אך זה רק קצה קצהו של הקרחון.
9. כתוב כמו מבוגר
עוד שגיאה שכיחה אותה אנשים נוטים לעשות כיום היא לנסח הודעות דואר אלקטרוני כמו נער ולא כמו מבוגר. השימוש בקיצורים כגון “u” במקום “you” או “r” במקום “are”, ואף “thx” במקום “thanks” ישווה לך מראה לא מקצועי, ובנוסף תיתפס גם כאדם לא מלומד. גם אם עמיתך לעבודה או הלקוח שלך משתמש בקיצורים מהסוג הזה, אין סיבה שתיראה לו פחות ממקצועי ומכובד ביותר.
10. עצב נכון את ההודעות שלך
גם אם לא נראה לך שזה משמעותי, הרי שלדרך בה אתה מעצב את ההודעות שלך יש חשיבות עצומה ליצירת התדמית המקצועית ולכתיבת הודעת דואר אלקטרוני שקל יהיה לקרוא. התחל את ההודעה בברכה המתאימה, ולאחריה פסיק ושורה חדשה. עליך לחלק את ההודעה שלך לפסקאות שקל לקרוא, ולסיים בניסוח שיתאים לקהל היעד. עיצוב נכון של הודעת דואר אלקטרוני מפגין כבוד לקורא ומקל על הקריאה. לעיתים קרובות, קריאה של הודעת דואר אלקטרוני בעיצוב נכון עשויה לעשות את ההבדל בין קבלת התגובה הרצויה לבין התעלמות. עם זאת, לעיתים נדרש ידע מעמיק בשתי השפות וכן בניואנסים התרבותיים כדי לכתוב נכון.